Tak, ale to, czy cofnięcie wypowiedzenia będzie skuteczne, zależy głównie od tego, czy samo wypowiedzenie dotarło już do drugiej strony. W relacjach B2B wypowiedzenie umowy jest oświadczeniem woli, czyli jednostronnym działaniem wywołującym skutki prawne po stronie kontrahenta. Dlatego nawet wtedy, gdy strona posługuje się gotowym dokumentem typu wypowiedzenie umowy B2B wzór, o skuteczności późniejszego cofnięcia nie decyduje sam formularz ani intencja nadawcy, lecz zasady wynikające z Kodeksu cywilnego dotyczące chwili złożenia i odwołania oświadczenia woli. Zgodnie z art. 61 k.c. oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią, a jego odwołanie jest skuteczne tylko wtedy, gdy doszło jednocześnie z tym oświadczeniem albo wcześniej.
Kiedy wypowiedzenie uważa się za doręczone
W praktyce znaczenie ma ustalenie, czy wypowiedzenie już doszło do kontrahenta w rozumieniu prawa cywilnego. Nie chodzi tu o moment rzeczywistego przeczytania wiadomości, lecz o chwilę, w której druga strona mogła zapoznać się z jej treścią. Tę samą zasadę Kodeks cywilny odnosi również do komunikacji elektronicznej. Oświadczenie złożone w postaci elektronicznej jest skuteczne wtedy, gdy zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby adresat mógł zapoznać się z jego treścią. W konsekwencji samo twierdzenie, że wiadomość została wysłana, zwykle nie wystarcza. Istotne staje się to, czy trafiła na właściwy adres e-mail, do uzgodnionego systemu komunikacji albo na skrzynkę elektroniczną używaną przez stronę zgodnie z umową lub ustaloną praktyką współpracy.
Kiedy cofnięcie wypowiedzenia działa bez zgody drugiej strony
Jeżeli odwołanie wypowiedzenia dotrze do kontrahenta wcześniej albo dokładnie w tym samym czasie co samo wypowiedzenie, cofnięcie jest skuteczne bez potrzeby uzyskiwania jego zgody. W takim przypadku prawo traktuje sytuację tak, jakby skuteczne wypowiedzenie w ogóle nie zostało złożone.
W praktyce taki przypadek występuje stosunkowo rzadko, ponieważ wymaga bardzo szybkiego działania i dobrej kontroli nad kanałami komunikacji. Jeżeli jednak strona zorientuje się odpowiednio wcześnie, że wypowiedzenie zostało wysłane omyłkowo albo decyzja o zakończeniu współpracy była przedwczesna, cofnięcie może nastąpić jednostronnie.
Kiedy potrzebna jest zgoda kontrahenta
Jeżeli wypowiedzenie zostało już skutecznie doręczone, jednostronne cofnięcie nie wywoła skutku prawnego. W takiej sytuacji druga strona musi wyrazić zgodę na to, aby wypowiedzenie zostało uznane za niebyłe albo aby strony kontynuowały współpracę na dotychczasowych zasadach. W praktyce najbezpieczniej ująć to w krótkim porozumieniu, które jednoznacznie potwierdza, że strony zgadzają się na dalsze obowiązywanie umowy albo ustalają nowe warunki współpracy. Z punktu widzenia dowodowego jest to rozwiązanie znacznie pewniejsze niż wymiana ogólnych wiadomości, z których później trudno odtworzyć rzeczywistą treść ustaleń.
Trzeba najpierw sprawdzić, jaką umowę rzeczywiście wypowiadasz
W obrocie B2B pod pojęciem jednej umowy bardzo często kryją się różne konstrukcje prawne. Niejednokrotnie jest to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. W takim przypadku istotne znaczenie ma art. 746 k.c., zgodnie z którym zarówno dający zlecenie, jak i przyjmujący zlecenie mogą wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Przepis przewiduje jednak również określone skutki finansowe. Strona wypowiadająca umowę może być zobowiązana do zwrotu wydatków, zapłaty części wynagrodzenia albo naprawienia szkody, jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu. Nie można też z góry wyłączyć prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów.
Dlatego przed cofnięciem wypowiedzenia warto sprawdzić przede wszystkim:
czy umowa przewiduje określoną formę wypowiedzenia lub zmian,
jaki jest okres wypowiedzenia,
czy umowa zawiera postanowienia dotyczące kar, rozliczenia sprzętu, danych albo obowiązków po zakończeniu współpracy,
czy wypowiedzenie miało być dokonane z ważnych powodów i jakie skutki przewiduje umowa, jeżeli takie powody nie występowały.
Dopiero po tej analizie można ocenić, czy cofnięcie wypowiedzenia rzeczywiście rozwiązuje problem, czy też wymaga szerszego uporządkowania relacji kontraktowej.
Jak praktycznie cofnąć wypowiedzenie
Jeżeli istnieje jeszcze możliwość skutecznego odwołania wypowiedzenia przed jego doręczeniem albo równocześnie z nim, warto działać szybko i jednoznacznie. Najbezpieczniej najpierw skorzystać z najszybszego kanału komunikacji, a następnie utrwalić to również w piśmie albo wiadomości e-mail o formalnym charakterze. Treść odwołania powinna jasno wskazywać, że strona odwołuje wypowiedzenie konkretnej umowy z oznaczonego dnia. Dobrą praktyką jest również uzyskanie potwierdzenia odbioru.
Jeżeli wypowiedzenie zostało już skutecznie złożone, najbezpieczniejsze będzie zawarcie prostego porozumienia, w którym strony potwierdzą dalsze obowiązywanie umowy albo określą nowe zasady współpracy. W praktyce właśnie taki dokument najskuteczniej porządkuje sytuację i ogranicza ryzyko późniejszych sporów.
Co powinien zawierać dokument
Jeżeli strona poszukuje rozwiązania praktycznego, często sięga po hasło wypowiedzenie umowy B2B wzór. Taki dokument, niezależnie od tego, czy dotyczy samego wypowiedzenia, czy jego odwołania, powinien zawierać co najmniej:
oznaczenie stron,
oznaczenie umowy, której dotyczy,
datę sporządzenia,
jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu albo odwołaniu wypowiedzenia,
wskazanie sposobu liczenia okresu wypowiedzenia, jeżeli ma to znaczenie,
podpis osoby uprawnionej,
informację o sposobie doręczenia.
Dopiero taki dokument daje rzeczywistą wartość dowodową i pozwala ograniczyć spór co do tego, co dokładnie zostało zakomunikowane drugiej stronie.
Podsumowanie
Cofnięcie wypowiedzenia w B2B jest możliwe, ale wywołuje skutek bez potrzeby uzyskiwania zgody drugiej strony tylko wtedy, gdy odwołanie dotrze do kontrahenta wcześniej albo jednocześnie z wypowiedzeniem. Jeżeli wypowiedzenie zostało już skutecznie doręczone, jego cofnięcie wymaga zgody drugiej strony i najbezpieczniej ująć je w prostym porozumieniu. O bezpieczeństwie całej operacji decydują przede wszystkim trzy elementy: właściwa forma, prawidłowe ustalenie momentu doręczenia oraz staranne udokumentowanie ustaleń między stronami. Zasady te wynikają z art. 61 k.c., a przy umowach usługowych często trzeba dodatkowo uwzględnić skutki przewidziane dla zlecenia w art. 746 k.c. Również wtedy, gdy punktem wyjścia był prosty dokument typu wypowiedzenie umowy B2B wzór, warto sprawdzić, czy jego treść i sposób doręczenia rzeczywiście odpowiadają konkretnej umowie oraz okolicznościom sprawy.
Jeżeli potrzebne jest uporządkowanie tej sytuacji od strony dowodowej i kontraktowej, pomocne może być wsparcie osoby mającej doświadczenie w sporach gospodarczych i obsłudze umów B2B. Przykładem podmiotu działającego w tym obszarze jest KGM Legal IT. Pozwala to ograniczyć ryzyko niejasności co do skuteczności cofnięcia wypowiedzenia i lepiej zabezpieczyć dalsze relacje między stronami.
