Faktura dla klienta zagranicznego: waluta, język i wymagane dane

Zacznij od ustalenia, komu i za co wystawiasz fakturę

Faktura dla klienta zagranicznego nie powinna powstawać wyłącznie na podstawie adresu e-mail i uzgodnionej kwoty. Zanim wpiszesz walutę, opis usługi czy dane rachunku, ustal status odbiorcy, jego kraj oraz dokładny charakter transakcji. Te trzy informacje wpływają na dane nabywcy, sposób prezentacji VAT i adnotacje umieszczane na dokumencie.

W praktyce najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy zleceniodawca jest określany po prostu jako „klient z zagranicy”. Taka informacja nie wystarcza. Inaczej wygląda faktura dla spółki z Niemiec z aktywnym numerem VAT UE, inaczej dla osoby prywatnej z Francji, a jeszcze inaczej dla firmy z USA, Wielkiej Brytanii czy Norwegii. Różnice mogą dotyczyć zarówno rozliczenia podatku, jak i oczekiwań klienta wobec języka, waluty oraz danych formalnych.

Firma czy osoba prywatna — różnica, która zmienia sposób rozliczenia

Pierwsze pytanie brzmi: czy odbiorca kupuje usługę lub towar jako przedsiębiorca, czy jako konsument? Przy relacji B2B klient powinien przekazać pełne dane firmy, adres oraz właściwy numer identyfikacyjny wykorzystywany dla celów podatkowych. W przypadku klienta z Unii Europejskiej może to być numer VAT UE. Dla klienta spoza UE będzie to często lokalny numer podatkowy, numer rejestracyjny przedsiębiorstwa albo inny identyfikator stosowany w jego kraju.

Nie zakładaj automatycznie, że osoba posługująca się nazwą firmy działa jako przedsiębiorca. Zdarza się, że zlecenie składa osoba prywatna, używająca firmowej skrzynki e-mail, albo właściciel małej działalności, który kupuje usługę na cele osobiste. Najbezpieczniej poprosić o jednoznaczne potwierdzenie statusu: „Czy usługa jest nabywana przez firmę w ramach działalności gospodarczej? Jeśli tak, proszę o pełne dane do faktury i numer identyfikacyjny.”

Sam adres korespondencyjny nie zawsze przesądza o kraju rozliczenia. Firma może mieć centralę w jednym państwie, oddział w drugim, a z usługi może korzystać jej stałe miejsce prowadzenia działalności w trzecim kraju. Przy standardowych zleceniach freelancerskich zwykle podstawą są dane podane przez klienta i zapisy umowy, jednak przy nietypowych układach organizacyjnych nie należy dopowiadać informacji samodzielnie. Poproś klienta o wskazanie podmiotu, który formalnie kupuje usługę i ma zostać wpisany jako nabywca.

Usługa, towar, licencja czy praca wykonywana za granicą

Na fakturze trzeba odzwierciedlić rzeczywisty przedmiot sprzedaży. Dla freelancera najczęściej będą to usługi kreatywne, programistyczne, marketingowe, konsultingowe, projektowe, szkoleniowe albo administracyjne. Czasem przedmiotem rozliczenia jest także licencja do utworu, dostęp do materiałów cyfrowych, sprzedaż produktu elektronicznego lub dostawa fizycznego towaru.

Rodzaj świadczenia ma znaczenie, ponieważ zasady VAT nie są identyczne dla każdej transakcji. Usługi B2B świadczone dla zagranicznych firm często rozlicza się inaczej niż sprzedaż dla konsumenta, usługi związane z nieruchomościami, wydarzeniami stacjonarnymi, transportem czy towarami. Nie przenoś mechanicznie oznaczeń podatkowych z poprzedniej faktury, jeśli nowa współpraca ma inny charakter.

Przed pierwszym dokumentem zapisz w swojej dokumentacji prostą odpowiedź na trzy pytania: co sprzedajesz, komu oraz za jaki okres lub etap prac. Przykładowo: „Usługa przygotowania identyfikacji wizualnej dla spółki z Hiszpanii, etap pierwszy, zgodnie z zamówieniem nr 2025-18”. Taka notatka przyspiesza wystawienie faktury, ogranicza ryzyko niespójnego opisu i ułatwia późniejszą rozmowę z księgowością.

Dane do zebrania przed wystawieniem dokumentu

Najwygodniej wysłać klientowi krótki formularz danych do faktury jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Nie czekaj z tym do chwili zakończenia projektu, zwłaszcza gdy termin płatności ma być krótki. Brak jednej litery w nazwie spółki albo błędny numer podatkowy może zatrzymać akceptację dokumentu w dziale finansowym klienta.

Przed wystawieniem faktury zbierz co najmniej:

• pełną nazwę firmy albo imię i nazwisko klienta;
• adres siedziby, adres zamieszkania lub adres wskazany do faktury;
• kraj nabywcy;
• numer identyfikacyjny dla celów podatkowych, jeśli dotyczy transakcji;
• imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz adres e-mail do wysyłki dokumentu;
• numer zamówienia, numer umowy lub numer projektu, jeśli klient go wymaga;
• uzgodnioną walutę, termin płatności i metodę zapłaty;
• dokładną nazwę usługi, produktu, licencji albo okresu rozliczeniowego.

Porównaj te dane z umową, zaakceptowaną ofertą, zamówieniem zakupowym lub wiadomością e-mail potwierdzającą warunki współpracy. Jeśli klient przesyła inne dane niż w umowie, nie ignoruj rozbieżności. Poproś o potwierdzenie, czy faktura ma być wystawiona na nowy podmiot, oddział lub jednostkę rozliczeniową. Dzięki temu nie wystawisz dokumentu na firmę, która nie jest stroną zamówienia.

Krok 1. Ustal walutę rozliczenia i zapisz ją jasno

Waluta na fakturze powinna wynikać z wcześniejszych ustaleń handlowych, a nie z przypadku. Jeżeli klient zaakceptował ofertę w euro, wystawienie faktury w złotych może wywołać spór o kwotę, przewalutowanie albo zakres zlecenia. Ta sama zasada działa w drugą stronę: gdy umowa przewiduje wynagrodzenie w PLN, nie zmieniaj go samodzielnie na EUR tylko dlatego, że klient ma siedzibę poza Polską.

Najczytelniejszy model jest prosty: oferta, umowa, faktura i płatność wskazują tę samą walutę. Jeżeli od tej zasady trzeba odejść, opisuj to jednoznacznie. Przykładowo umowa może przewidywać wynagrodzenie w EUR, ale klient może płacić w USD po kursie uzgodnionym przez strony. Taki wariant wymaga dokładnego zapisu, ponieważ bez niego obie strony mogą inaczej rozumieć należną kwotę.

Waluta na fakturze a waluta faktycznej płatności

Na fakturze umieść symbol waluty przy wszystkich istotnych kwotach: cenie jednostkowej, wartości netto, podatku, wartości brutto i końcowej kwocie do zapłaty. Nie zakładaj, że sam znak euro w nagłówku dokumentu będzie wystarczający. W szczególności oznaczenia takie jak dolar wymagają doprecyzowania, czy chodzi o USD, CAD, AUD czy inną walutę.

Klient musi także otrzymać kompletne dane płatnicze. Przy przelewie zagranicznym najczęściej potrzebne będą nazwa odbiorcy, numer rachunku w formacie IBAN, kod BIC/SWIFT banku oraz waluta rachunku. Jeżeli korzystasz z rachunków walutowych, wskaż konkretnie, na który rachunek ma wpłynąć płatność. Przelew w euro na konto prowadzone w złotych może powodować niepotrzebne przewalutowanie i komplikować kontrolę należności.

Dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie przy danych do płatności krótkiej informacji, na przykład: „Payment currency: EUR” albo „Please remit payment in USD to the bank account indicated below.” Nie zastępuje to ustaleń umownych, ale ogranicza ryzyko, że dział finansowy klienta wyśle przelew w innej walucie niż wskazana na fakturze.

Kwoty netto, VAT i brutto przy fakturze walutowej

Faktura w obcej walucie powinna być czytelna także dla osoby, która nie uczestniczyła w negocjacjach. Każda pozycja musi wskazywać ilość lub zakres, cenę, wartość oraz właściwą walutę. Jeżeli dokument zawiera VAT, pokaż osobno podstawę opodatkowania, stawkę, kwotę podatku i wartość brutto. Gdy VAT nie jest naliczany przez sprzedawcę, dokument powinien wskazywać podstawę takiego rozliczenia lub odpowiednią adnotację, zależnie od rodzaju transakcji.

Faktura dla klienta zagranicznego może być wystawiona w walucie obcej, ale rozliczenia podatkowe prowadzone w Polsce mogą wymagać wykazania określonych wartości w złotych. Sposób przeliczenia, zastosowany kurs oraz data jego ustalenia zależą od konkretnej transakcji i aktualnych przepisów. Nie wpisuj kursu na fakturze tylko dlatego, że używa go Twój program do księgowania, jeśli nie jest on potrzebny odbiorcy ani nie wynika z przyjętego sposobu dokumentowania. ^[4]

Jeżeli korzystasz z biura rachunkowego, ustal jedną procedurę: kiedy przekazujesz fakturę, jaką datę sprzedaży podajesz i czy system ma automatycznie przeliczać wartości dla potrzeb ewidencji. To szczególnie ważne przy rozliczeniach miesięcznych, fakturach zaliczkowych, korektach oraz usługach wykonywanych na przełomie okresów.

Jak uniknąć sporów o przewalutowanie i koszty bankowe

Kwota widoczna na fakturze nie zawsze jest kwotą, która trafia na konto. W przelewach międzynarodowych mogą pojawić się koszty banku nadawcy, banków pośredniczących oraz banku odbiorcy. Przy płatności przez platformę płatniczą dochodzą również prowizje operatora i ewentualne koszty przewalutowania.

Ustal w umowie albo w zaakceptowanej ofercie, kto ponosi te opłaty. Możesz wskazać, że klient ma zapewnić wpływ pełnej kwoty z faktury albo że strony akceptują określony podział kosztów. Przy większych zleceniach takie zdanie chroni przed sytuacją, w której klient uważa płatność za zakończoną, mimo że na rachunek wpłynęła kwota niższa od należnej.

Warto również doprecyzować, czy termin płatności oznacza datę zlecenia przelewu przez klienta, czy dzień zaksięgowania środków na Twoim rachunku. To istotne zwłaszcza przy przelewach SWIFT, które mogą być realizowane dłużej niż standardowe płatności krajowe.

Praktyczny przykład: faktura opiewa na 1 000 USD, ale na rachunek wpływa 975 USD, ponieważ bank pośredniczący pobrał opłatę. Jeżeli umowa przewiduje wpływ pełnej kwoty, łatwiej poprosić klienta o dopłatę 25 USD. Bez takiego zapisu rozmowa może przerodzić się w spór o to, czy prowizja była kosztem sprzedawcy czy nabywcy.

Krok 2. Wybierz język faktury z myślą o kliencie i dokumentacji

Język faktury ma przede wszystkim umożliwić klientowi szybką identyfikację dokumentu, jego akceptację i przekazanie do księgowości. W relacjach międzynarodowych najczęściej stosuje się angielski, ale nie jest to jedyny możliwy wybór. Jeżeli umowa, zamówienie i codzienna komunikacja odbywają się po niemiecku, francusku lub w innym języku, dokument w tym języku może być dla klienta wygodniejszy.

Najważniejsza jest konsekwencja. Faktura nie powinna zawierać przypadkowej mieszanki polskich, angielskich i automatycznie przetłumaczonych zwrotów. Dokument z nazwą usługi po angielsku, datami opisanymi po polsku oraz niejasną adnotacją podatkową może budzić pytania po obu stronach.

Czy faktura dla zagranicznego klienta musi być po angielsku

Faktura dla klienta zagranicznego nie zawsze musi być wystawiona po angielsku. Angielski jest jednak najczęściej akceptowany w międzynarodowej obsłudze biznesowej, zwłaszcza w branży IT, marketingu, designu, konsultingu i usługach zdalnych. Dobrze sprawdza się wtedy, gdy klient i wykonawca pochodzą z różnych krajów, a angielski jest wspólnym językiem współpracy.

Warto przeczytać również powiązany artykuł: Faktura VAT czy rachunek? Rozliczenia w praktyce.

Przed wyborem języka sprawdź warunki umowy oraz wymagania działu finansowego klienta. Niektóre firmy posiadają własne procedury zakupowe i wymagają konkretnych oznaczeń, numeru zamówienia zakupowego czy ustalonego formatu dokumentów. W takim przypadku nawet poprawna faktura po angielsku może zostać odrzucona, jeśli nie zawiera oczekiwanego numeru PO lub została wysłana na niewłaściwy adres e-mail.

Stosuj dwujęzyczne opisy tylko wtedy, gdy pomagają

Jeżeli dokument ma trafić jednocześnie do zagranicznego klienta i do polskiej księgowości, praktycznym rozwiązaniem może być faktura dwujęzyczna. Nie musisz jednak tłumaczyć każdego elementu dosłownie. Najważniejsze, aby nazwy pól, opis świadczenia, warunki płatności i adnotacje podatkowe były zrozumiałe oraz nie zmieniały znaczenia dokumentu.

Możesz na przykład zastosować następujące oznaczenia:

• Invoice date / Data wystawienia;
• Date of supply / Data sprzedaży;
• Buyer / Nabywca;
• Seller / Sprzedawca;
• Payment due date / Termin płatności;
• Amount due / Kwota do zapłaty.

Dwujęzyczny układ jest szczególnie przydatny, gdy korzystasz z polskiego programu fakturującego, ale klient oczekuje dokumentu po angielsku. Przed wysyłką sprawdź jednak, czy tłumaczenie zostało wprowadzone także w automatycznych polach, takich jak nagłówek faktury, opis stawki VAT, termin płatności i dane bankowe. Częstym błędem jest przetłumaczenie wyłącznie nazwy dokumentu, podczas gdy reszta faktury pozostaje po polsku. ^[1]

Nie tłumacz automatycznie adnotacji podatkowych

Opis dotyczący VAT, zwolnienia, rozliczenia przez nabywcę albo innej szczególnej zasady powinien być zgodny z charakterem transakcji. Nie kopiuj przypadkowej angielskiej formuły z faktury znalezionej w internecie. Zwrot reverse charge może być właściwy w określonych sytuacjach, ale nie zastępuje samodzielnej oceny, kto rozlicza podatek i jakie oznaczenie powinno znaleźć się na dokumencie. ^[2]

Jeżeli używasz polskiej adnotacji wymaganej dla Twojej transakcji, możesz obok niej dodać robocze tłumaczenie dla klienta, na przykład: „Odwrotne obciążenie / Reverse charge”. Nie zmieniaj jednak sensu opisu tylko po to, aby brzmiał bardziej naturalnie w języku obcym. W razie wątpliwości co do oznaczenia podatkowego skonsultuj konkretną sprzedaż z księgową lub doradcą podatkowym przed wystawieniem dokumentu.

Kontrola językowa przed wysyłką

Zanim wyślesz dokument, przeczytaj go z perspektywy osoby z działu finansowego klienta. Powinna bez dodatkowych pytań ustalić, kto wystawił fakturę, czego dotyczy sprzedaż, ile ma zapłacić, w jakiej walucie, do kiedy i na jaki rachunek.

• sprawdź, czy nazwa dokumentu i nazwy pól są w jednym wybranym języku lub konsekwentnie w dwóch językach;
• upewnij się, że opis usługi odpowiada opisowi z umowy albo zamówienia;
• rozwiń niejasne skróty, jeżeli klient nie używa ich w swojej dokumentacji;
• zweryfikuj numer zamówienia klienta, projektu lub kontraktu;
• sprawdź, czy adnotacja podatkowa nie została błędnie przetłumaczona przez program;
• otwórz zapisany plik PDF i skontroluj, czy znaki diakrytyczne, symbole walut oraz dane rachunku wyświetlają się poprawnie.

Krok 3. Uzupełnij wymagane dane sprzedawcy, nabywcy i transakcji

Na tym etapie nie chodzi już o zebranie informacji, lecz o prawidłowe przeniesienie ich na fakturę. Dane wpisane w programie powinny odpowiadać rzeczywistym stronom transakcji oraz dokumentom handlowym. Nawet drobna rozbieżność w nazwie podmiotu, numerze identyfikacyjnym czy dacie sprzedaży może opóźnić płatność albo wymagać wystawienia korekty.

1. Zweryfikuj dane sprzedawcy

W części dotyczącej sprzedawcy wpisz dane swojej działalności w brzmieniu używanym w rejestrach i rozliczeniach. Standardowo obejmuje to nazwę firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres oraz właściwy numer identyfikacji podatkowej. Jeżeli działasz jako podatnik VAT UE i charakter transakcji tego wymaga, używaj numeru z właściwym prefiksem kraju.

Sprawdź również dane kontaktowe i rachunek wskazany na fakturze. Adres e-mail lub numer telefonu nie zawsze są elementem obowiązkowym dokumentu, ale mogą ułatwić klientowi szybkie wyjaśnienie błędu. Nie umieszczaj natomiast kilku różnych rachunków bez jasnego wskazania, który służy do zapłaty za tę konkretną fakturę.

2. Wpisz nabywcę dokładnie tak, jak wskazano w zamówieniu

Nazwa nabywcy powinna odpowiadać podmiotowi, który faktycznie kupuje usługę lub towar i będzie rozliczał fakturę. Nie wpisuj automatycznie nazwy marki, nazwy grupy kapitałowej ani danych osoby, z którą prowadzisz korespondencję, jeżeli nie są one formalnym nabywcą.

Przy zagranicznych kontrahentach zwróć szczególną uwagę na trzy elementy:

• pełną nazwę prawną podmiotu, łącznie z oznaczeniem formy organizacyjnej, jeżeli występuje w danych przekazanych przez klienta;
• adres siedziby lub adres do faktury, bez samodzielnego skracania danych, które mogą identyfikować oddział lub jednostkę rozliczeniową;
• numer identyfikacyjny podany przez klienta, wraz z kodem kraju, gdy jest stosowany w danym systemie podatkowym.

Jeżeli klient prosi o umieszczenie dodatkowego odbiorcy, działu, adresu dostawy albo nazwy projektu, oddziel te informacje od danych nabywcy. Możesz dodać je w polu Bill to, Ship to, Project reference albo w uwagach, ale nie zastępuj nimi właściwych danych strony transakcji.

3. Uzupełnij daty i numer faktury

Faktura powinna mieć datę wystawienia oraz kolejny numer pozwalający jednoznacznie ją zidentyfikować. Numeracja musi być prowadzona w sposób uporządkowany i zgodny z przyjętym systemem. Możesz stosować numerację miesięczną, roczną lub projektową, pod warunkiem że nie prowadzi ona do duplikatów i umożliwia odnalezienie dokumentu w ewidencji.

Wpisz także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia. Przy usługach rozliczanych okresowo opisz okres w sposób czytelny, na przykład: „Consulting services for 1–31 March 2025”. Przy rozliczeniu etapu prac wskaż etap zgodny z harmonogramem lub odbiorem prac.

Nie ustawiaj daty sprzedaży wyłącznie dlatego, że klient oczekuje szybszego dokumentu. Data powinna odzwierciedlać rzeczywisty moment wykonania świadczenia albo zasady właściwe dla danego rodzaju rozliczenia.

4. Opisz przedmiot sprzedaży tak, aby dało się go rozpoznać

Opis pozycji na fakturze powinien pozwalać powiązać dokument z umową, zamówieniem lub zaakceptowanym zakresem prac. Ogólne sformułowanie „usługi” często nie wystarcza ani klientowi, ani księgowości. Lepszy będzie opis wskazujący rodzaj świadczenia, okres albo etap realizacji.

Praktyczne opisy mogą wyglądać następująco:

• Software development services — sprint 4, April 2025;
• Monthly licence fee for access to the platform — May 2025;
• Translation services, English to Polish, project PO-4817;
• Sale of 20 units of product X, according to order no. PO-2025-44.

Przy towarach wskaż ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową i wartość pozycji. Przy usługach podaj liczbę godzin, dni, miesięcy, etapów albo inną miarę przyjętą w ustaleniach handlowych, jeśli ma ona wpływ na rozliczenie. Jeżeli rozliczasz ryczałt, opisz zakres jako fixed fee lub lump-sum fee, ale tylko wtedy, gdy odpowiada to umowie.

5. Pokaż wartości oraz sposób rozliczenia podatku

W części kwotowej faktury powinny znaleźć się wartości pozwalające odtworzyć kalkulację: cena jednostkowa lub wartość usługi, rabaty, wartość netto, stawka podatku, kwota podatku oraz kwota należności ogółem — w zakresie właściwym dla danej transakcji. Nie ukrywaj rabatu wyłącznie w końcowej kwocie, jeśli z umowy wynika osobna cena i obniżka.

Przy sprzedaży zagranicznej sposób prezentacji VAT zależy od rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania i statusu stron. W niektórych przypadkach na fakturze pojawi się polski VAT, w innych podatek rozlicza nabywca, a jeszcze w innych trzeba zastosować inne oznaczenie wynikające z przepisów. Przed zatwierdzeniem dokumentu sprawdź, czy:

• wybrana stawka VAT odpowiada konkretnemu świadczeniu;
• adnotacja o rozliczeniu podatku jest zgodna z zasadami dla tej transakcji;
• numer identyfikacyjny nabywcy został wpisany tam, gdzie jest wymagany;
• kwota netto, VAT i brutto są zgodne z pozycjami oraz podsumowaniem;
• program nie naliczył podatku automatycznie według ustawień przeznaczonych dla sprzedaży krajowej.

6. Dodaj informacje wymagane przez klienta, ale nie zmieniaj treści faktury

Zagraniczni kontrahenci często wymagają dodatkowych identyfikatorów potrzebnych do wewnętrznej akceptacji płatności. Najczęściej są to numer zamówienia zakupowego, numer dostawcy w systemie klienta, kod projektu, nazwa osoby zatwierdzającej albo adres skrzynki do przesyłania faktur.

Dodaj te informacje w wyraźnie oznaczonym miejscu, na przykład:

• PO number: PO-2025-184;
• Vendor ID: 74821;
• Project reference: Atlas implementation;
• Attention: Accounts Payable Department.

Nie wpisuj jednak numeru zamówienia w miejsce numeru faktury i nie zastępuj nim danych nabywcy. Są to dwa różne identyfikatory: numer faktury służy Twojej ewidencji, a numer PO pozwala klientowi dopasować dokument do własnego zamówienia.

Lista kontrolna przed wysłaniem faktury zagranicznej

• Numer faktury jest unikalny, a data wystawienia została wpisana poprawnie.
• Data sprzedaży, wykonania usługi albo okres rozliczeniowy odpowiada rzeczywistemu przebiegowi transakcji.
• Dane sprzedawcy i nabywcy są zgodne z umową lub zamówieniem.
• Numer identyfikacyjny został wpisany bez literówki i z właściwym prefiksem kraju, jeśli jest stosowany.
• Opis pozycji pozwala rozpoznać towar, usługę, licencję albo etap prac.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy fakturę dla klienta zagranicznego można wystawić w euro?

Tak, jeśli waluta została wcześniej uzgodniona z klientem. Oferta, umowa i faktura powinny wskazywać tę samą walutę albo jasno opisywać zasady przeliczenia.

Jakie dane zagranicznej firmy powinny znaleźć się na fakturze?

Należy zebrać pełną nazwę firmy, adres, kraj oraz właściwy numer identyfikacyjny dla celów podatkowych, jeśli dotyczy transakcji. Warto uwzględnić także numer zamówienia lub umowy, jeśli wymaga tego klient. ^[3]

Czy na fakturze trzeba podać numer VAT klienta?

Numer identyfikacyjny dla celów podatkowych należy podać, jeśli jest wymagany dla danej transakcji. W przypadku klientów z różnych państw zastosowanie mogą mieć różne lokalne identyfikatory.

Jakie dane bankowe podać przy płatności zagranicznej?

Najczęściej należy wskazać nazwę odbiorcy, numer rachunku IBAN, kod BIC/SWIFT oraz walutę rachunku. Warto też jasno określić, w jakiej walucie klient powinien wykonać przelew.

Kto ponosi koszty przelewu zagranicznego?

Strony powinny ustalić to w umowie albo zaakceptowanej ofercie. Można wskazać, że klient ma zapewnić wpływ pełnej kwoty z faktury, albo uzgodnić podział kosztów bankowych.

Co warto zapamiętać

• Przed wystawieniem faktury ustal status klienta, kraj nabywcy oraz rzeczywisty przedmiot sprzedaży.
• Zbierz pełne dane nabywcy, właściwy numer identyfikacyjny, dane zamówienia i uzgodnioną walutę.
• Waluta faktury powinna wynikać z oferty lub umowy, a wszystkie istotne kwoty muszą być oznaczone jednoznacznym symbolem waluty.
• Przy płatności zagranicznej podaj kompletne dane rachunku i określ, kto ponosi koszty przelewu oraz przewalutowania.
• Prezentację VAT, kurs i sposób przeliczeń dopasuj do rodzaju transakcji oraz ustalonej procedury księgowej.

Źródła

• [1] Ministerstwo Finansów – KSeF – Wystawianie i otrzymywanie faktur – KSeF
• [2] PARP – Centrum Rozwoju MŚP – Świadczenie usług na rzecz klientów z innych krajów Unii Europejskiej. Zagadnienia VAT
• [3] Komisja Europejska – Invoicing
• [4] Ministerstwo Finansów – Pytania i odpowiedzi – Finanse: JPK_FA