Jak wdrożyć system RCP w firmie zatrudniającej kilkuset pracowników?

Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy w dużej firmie nie jest łatwym zadaniem, ale za to ogromnym ułatwieniem dla organizacji pracy i przyspieszenia wielu procesów. Aby jednak ów narzędzie dobrze sprawowało swoją rolę, należy je odpowiednio wdrożyć do przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę jego charakter i sposób funkcjonowania. Jak zaplanować takie wdrożenie, by wszystko działało sprawnie już od pierwszego dnia?

Co to jest system RCP?

Aby jasno odpowiedzieć na pytanie, jak wdrożyć system RCP w dużej firmie, warto wyjaśnić, czym właściwie wspominane narzędzie jest. Służy ono do rejestracji oraz analizy zdarzeń związanych z obecnością pracowników. W zależności od wybranej opcji może skupiać się wokół terminalów rejestrujących lub oprogramowań, bądź aplikacji. Wszystko zależy od sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W przypadku przedsiębiorstwa, które zatrudnia kilkaset osób, nie liczy się tylko rejestrowanie godzin pracy. Znaczenie ma także możliwość szybkiego przetworzenia ogromnej ilości informacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku tych firm, w których pracownicy wykonują swoje obowiązki w różnych lokalizacjach, podlegają różnym harmonogramom lub pracują zmianowo, czy w brygadach.

Dlaczego warto wdrożyć system RCP w firmie?

Dobrej jakości system RCP, jak ten od Polsystem wdrożony w firmie niesie za sobą ogrom korzyści. Wśród nich koniecznie trzeba wymienić:

• Automatyzację rejestracji obecności – pracownicy nie muszą wpisywać się na listy obecności, wystarczy przyłożenie karty lub kliknięcie aplikacji.
• Skuteczniejsze obliczenia nadgodzin – narzędzie funkcjonuje zgodnie z przepisami prawa pracy i wewnętrznymi regulaminami, dlatego też skutecznie wykrywa nadprogramowe godziny.
• Łatwiejszą kontrolę zdarzeń – system pomaga wykryć wszelkie nieobecności, spóźnienia, odbicia i rozbieżności w przełożeniu harmonogramu na realnie przepracowany czas.
• Dostęp do aktualnych informacji – w tym możliwość weryfikacji postępów przypisanych zadań.
• Spersonalizowanie rozwiązania pod potrzeby firmy – narzędzie może być dopasowywane do różnych modeli pracy oraz wewnętrznych regulaminów.

Oczywiście to jedynie ułamek zalet, jakie niesie za sobą wykorzystanie systemu rejestracji czasu pracy w przedsiębiorstwie. Jak jednak go wdrożyć?

Analiza potrzeb przedsiębiorstwa

Na początku należy przeanalizować sposób organizacji firmy. Nim wybierzecie konkretne rozwiązanie, powinniście określić procesy, które przy wykorzystaniu systemu RCP mogą zostać usprawnione. Ważne jest również wskazanie aktualnych problemów wynikających z rejestracji czasu pracy.

Warto wziąć także pod uwagę strukturę organizacyjną, różnice w harmonogramach, strukturę stanowisk oraz ilość osób, które realnie będą korzystać z narzędzia. Istotne jest także to, by wyznaczyć osoby, które będą odpowiadały za naprawianie błędów oraz zatwierdzanie danych. Na podstawie zebranych danych z takiej analizy można przygotować wymagania funkcjonalne. Na ich podstawie zostanie zaprogramowany system spersonalizowany pod wasze potrzeby.

Co po wyborze?

Kiedy postawicie na najlepsze rozwiązanie dla waszej organizacji, należy odpowiednio wdrożyć je w szeregi firmy. W tym celu ogromnie ważne będą obowiązkowe szkolenia, najlepiej skierowane na konkretne działy i ich system pracy. Dzięki temu po uruchomieniu rozwiązanie będzie mogło funkcjonować już od samego początku.

Ważne jest jednak, by przed oddaniem go w ręce pracowników, odpowiednio go skonfigurować. Należy uwzględnić w tym zakresie:

• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• Zasady rozliczania spóźnień i wcześniejszych wyjść,
• Ewidencję pracy w godzinach nadliczbowych,
• Pracę w przypadku weekendów, świąt i dni ustawowo wolnych,
• Kwestię nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych,
• Dane, jakie mają być przekazywane do innych systemów.