Prędzej czy później każda rosnąca firma staje przed pytaniem o oprogramowanie. W tej rozmowie najczęściej padają dwa skróty: ERP i POS. Bywają mylone, choć odpowiadają za zupełnie różne rzeczy. Poniżej wyjaśniamy, gdzie przebiega granica między nimi i które rozwiązanie ma sens w konkretnej sytuacji.
Co warto wiedzieć o ERP?
Enterprise Resource Planning, czyli ERP, to system służący do zarządzania zasobami firmy. Zbiera dane z magazynu, sprzedaży i księgowości w jednej bazie, dzięki czemu decyzje podejmuje się na podstawie bieżących liczb, a nie zestawienia sprzed tygodnia. Całkowita cena składa się z trzech elementów: licencji, procesu wdrożenia i rocznego kosztu utrzymania, przy czym system ERP wybiera się zwykle na kilka lat naprzód, bo z dostawcą wiąże firmę wsparcie posprzedażowe, aktualizacje i ewentualny serwis. Do rozstrzygnięcia zostaje jeszcze model pracy: instalacja w centrum obliczeniowym albo własna infrastruktura z dostępem przez pulpit zdalny.
Jakie korzyści przynosi firmie wdrożenie systemu ERP?
Znasz już najważniejsze założenia takiego oprogramowania, warto więc przyjrzeć się temu, co realnie zmienia w codziennej pracy. Na pierwszy plan wysuwają się:
- oszczędność czasu poświęcanego na przygotowywanie zestawień, ewidencję dokumentów oraz kompletacje magazynowe,
- optymalizacja stanów magazynowych, pozwalająca efektywnie wykorzystać dostępną przestrzeń i racjonalnie planować kolejne zakupy,
- trafniejsze decyzje biznesowe, podejmowane w oparciu o bieżące raporty i analizy.
System ERP wspiera również wiele innych obszarów firmy, jak chociażby finanse czy księgowość.
Jak system POS wspiera codzienną pracę firmy?
Point of Sale, określany w skrócie mianem POS, ma zupełnie inne zadanie: obsłużyć moment, w którym klient płaci. Po przejściu do artykułu System POS: co to jest, jak działa i czy można go zintegrować z programem ERP? dowiesz się, kiedy wystarczy dołożyć moduł sprzedażowy do posiadanego już oprogramowania, a kiedy rozsądniej wymienić cały system. Warto podkreślić jednocześnie, że POS tworzy nie tylko oprogramowanie, ale cały zestaw urządzeń, takich jak:
- komputery wyposażone w odpowiednie aplikacje,
- terminale płatnicze i sprzedażowe, pozwalające na szybkie płatności,
- czytniki kodów kreskowych, usprawniające identyfikację produktów,
- drukarki fiskalne, dzięki którym możliwe jest wystawianie paragonów.
Dlaczego warto wdrożyć w firmie POS?
Wdrożenie systemu POS to inwestycja, która zwraca się w rzeczach mierzalnych. Przedsiębiorcy mogą liczyć między innymi na:
- krótszy czas obsługi klienta i realizacji zamówień,
- minimalizację ryzyka błędów wynikających z czynnika ludzkiego,
- lepszą kontrolę nad stanami magazynowymi, ograniczającą braki i nadwyżki.
Sprawna kasa to także element wizerunku. Klient, który nie czeka w kolejce i dostaje poprawny paragon, wraca chętniej niż ten, przy którym sprzedawca szuka ceny w zeszycie.
ERP czy POS – które rozwiązanie wybrać dla firmy?
Oba systemy nie konkurują ze sobą, bo odpowiadają za co innego. W skrócie:
- POS odpowiada za wsparcie sprzedaży,
- ERP optymalizuje procesy biznesowe wpływające na pracę całej firmy.
W praktyce wybór zależy od tego, gdzie firmę najbardziej uwiera. Jeśli problemem jest tempo obsługi przy kasie i porządek w sprzedaży detalicznej, zaczyna się od POS. Jeśli dane rozjeżdżają się między działami, a raporty powstają w arkuszach sklejanych ręcznie, potrzebny jest ERP.
Jakie zalety ma integracja systemu POS i ERP w jednej firmie?
Różnice między omawianymi systemami nie przekreślają możliwości ich współpracy. POS bywa zresztą jednym z modułów rozbudowanego oprogramowania ERP, więc oba rozwiązania da się połączyć. Daje to:
- większą kontrolę nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa,
- sprawniejsze monitorowanie sprzedaży i stanów magazynowych,
- automatyzację przepływu informacji.
Firma, która ma dobrze dobrany ERP, zwykle dokłada do niego moduł sprzedażowy. Ta, której system jest przestarzały albo od początku nie pasował do branży, częściej wychodzi na swoje przy wymianie całości. Obie drogi są wykonalne, różnią się skalą inwestycji i czasem potrzebnym na wdrożenie.
Systemy ERP i POS od ODL
ODL działa na rynku od 1997 roku i tworzy oprogramowanie ERP dla firm handlowych. System obejmuje kluczowe obszary takiego przedsiębiorstwa: zakupy, sprzedaż detaliczną, sprzedaż B2B, finanse i księgowość oraz e-commerce. Korzysta z niego ponad 300 firm i ponad 4000 użytkowników, a rozwój oprogramowania od lat idzie w jednym kierunku, czyli pod potrzeby sektora retail.
W praktyce widać to w rozwiązaniach, które doceniają dopiero sieci sprzedaży pracujące na kilku lokalizacjach. System działa w trybie on-line, co pozwala realizować strategię omnichannel: klient zamawia w jednym kanale, a zwraca lub reklamuje w innym. Na wypadek awarii łącza przewidziano tryb awaryjny off-line, dzięki któremu sklep nie przerywa sprzedaży. Dochodzi do tego kontrola dostępu do wrażliwych danych, takich jak ceny zakupu, informacje o kontrahentach czy obroty w pozostałych punktach, oraz raporty pokazujące na bieżąco wskaźniki efektywności i jakości obsługi klienta.
